Trong ngành dược phẩm, chất lượng sản phẩm không chỉ được quyết định bởi quy trình sản xuất mà còn phụ thuộc rất lớn vào điều kiện bảo quản và quản lý tồn kho. Một loại thuốc dù được sản xuất theo tiêu chuẩn cao vẫn có thể mất chất lượng nếu không được lưu trữ và xuất kho đúng quy trình.
Đó cũng là lý do FEFO (First Expired, First Out) trở thành một trong những nguyên tắc quan trọng trong quản lý kho dược phẩm. Việc áp dụng FEFO không chỉ giúp tối ưu hoạt động lưu kho mà còn góp phần bảo đảm chất lượng sản phẩm, giảm thiểu rủi ro và đáp ứng các yêu cầu của Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP).
FEFO là gì?
FEFO (First Expired, First Out) có nghĩa là “Hết hạn trước – Xuất trước”. Đây là phương pháp quản lý tồn kho ưu tiên xuất những lô hàng có hạn dùng gần nhất, thay vì dựa trên thời điểm nhập kho.
Điều này đồng nghĩa với việc một lô hàng nhập sau nhưng có hạn sử dụng ngắn hơn vẫn sẽ được ưu tiên xuất trước các lô hàng nhập trước nhưng còn thời hạn sử dụng dài hơn.
Nguyên tắc FEFO đặc biệt phù hợp với các sản phẩm có hạn sử dụng rõ ràng như:
- Thuốc thành phẩm.
- Vaccine và sinh phẩm y tế.
- Thực phẩm bảo vệ sức khỏe.
- Mỹ phẩm.
- Nguyên liệu làm thuốc và các sản phẩm chăm sóc sức khỏe.
FEFO khác gì với FIFO?
FEFO thường dễ bị nhầm lẫn với FIFO (First In, First Out) – nguyên tắc “Nhập trước, xuất trước”. Tuy nhiên, hai phương pháp này có sự khác biệt rõ rệt.
| FEFO | FIFO |
|---|---|
| Xuất theo hạn sử dụng | Xuất theo thời điểm nhập kho |
| Phù hợp với sản phẩm có hạn dùng | Phù hợp với hàng hóa ít chịu ảnh hưởng bởi hạn sử dụng |
| Giảm nguy cơ hàng hết hạn | Không đảm bảo hàng có hạn dùng ngắn sẽ được xuất trước |
Trong ngành dược phẩm, nếu chỉ áp dụng FIFO, doanh nghiệp vẫn có thể gặp tình trạng một lô thuốc nhập sau nhưng có hạn sử dụng ngắn hơn bị lưu kho quá lâu. Điều này làm tăng nguy cơ hàng cận hạn hoặc hết hạn, gây lãng phí và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Vì sao FEFO là nguyên tắc nên áp dụng trong kho dược?
Bảo đảm chất lượng dược phẩm
Thuốc và các sản phẩm y tế là những mặt hàng có yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng. Việc ưu tiên xuất trước các lô hàng có hạn sử dụng gần nhất giúp sản phẩm được lưu thông trong khoảng thời gian phù hợp, hạn chế nguy cơ suy giảm chất lượng do bảo quản kéo dài.
Giảm thiểu hàng cận hạn và hết hạn
Một trong những thách thức lớn của doanh nghiệp dược là quản lý hàng tồn kho có thời hạn sử dụng khác nhau. FEFO giúp kiểm soát vòng đời sản phẩm hiệu quả hơn, từ đó giảm tỷ lệ hàng cận hạn, hạn chế chi phí tiêu hủy và tối ưu giá trị hàng tồn kho.
Hỗ trợ tuân thủ tiêu chuẩn GSP
Theo nguyên tắc của Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP), doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý tồn kho phù hợp để đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt thời gian lưu trữ. Việc áp dụng FEFO là một trong những biện pháp quan trọng giúp thực hiện yêu cầu này, đặc biệt đối với các sản phẩm có hạn sử dụng.
Nâng cao hiệu quả quản lý kho
FEFO giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi hạn dùng của từng lô hàng, hỗ trợ lập kế hoạch xuất kho và kiểm soát tồn kho khoa học hơn. Đồng thời, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các lô hàng cận hạn để có phương án xử lý phù hợp.
FEFO được áp dụng như thế nào trong kho dược?
Để triển khai FEFO hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp giữa quy trình vận hành và công nghệ quản lý.
Ngay từ khi tiếp nhận hàng hóa, mỗi lô hàng cần được kiểm tra đầy đủ thông tin về số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Dữ liệu này được cập nhật vào hệ thống quản lý kho để theo dõi trong suốt quá trình lưu trữ.
Trong quá trình xuất hàng, nhân viên kho hoặc hệ thống quản lý sẽ ưu tiên lựa chọn những lô hàng có hạn sử dụng gần nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thực hiện kiểm kê định kỳ nhằm phát hiện sớm các sản phẩm cận hạn và có kế hoạch xử lý kịp thời.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng Hệ thống quản lý kho (WMS) kết hợp mã vạch hoặc QR Code để tự động hóa việc kiểm soát hạn sử dụng, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.
Những lợi ích khi áp dụng FEFO
Việc áp dụng FEFO mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dược phẩm:
- Kiểm soát tốt hạn sử dụng của từng lô hàng.
- Giảm tỷ lệ hàng tồn kho quá hạn.
- Hạn chế thất thoát và chi phí tiêu hủy sản phẩm.
- Duy trì chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình lưu trữ.
- Nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu vận hành kho.
- Góp phần đáp ứng các yêu cầu về chất lượng trong chuỗi cung ứng dược phẩm.
Logistics Dược phẩm Đông Á – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản lý kho dược
Trong lĩnh vực logistics dược phẩm, quản lý tồn kho không chỉ là việc sắp xếp hàng hóa mà còn là quá trình kiểm soát chất lượng theo từng lô và từng hạn sử dụng.
Tại Logistics Dược phẩm Đông Á, quy trình quản lý kho được xây dựng theo tiêu chuẩn GSP, kết hợp hệ thống quản lý hiện đại và quy trình kiểm soát chặt chẽ nhằm hỗ trợ khách hàng quản lý hàng hóa hiệu quả. Việc áp dụng nguyên tắc FEFO trong vận hành giúp tối ưu vòng quay tồn kho, giảm thiểu rủi ro hàng cận hạn và góp phần duy trì chất lượng dược phẩm trong suốt quá trình lưu trữ.
Với hệ thống trung tâm phân phối hiện đại cùng đội ngũ giàu kinh nghiệm, Logistics Dược phẩm Đông Á cam kết mang đến các giải pháp lưu trữ và phân phối an toàn, minh bạch và đáp ứng yêu cầu của ngành dược phẩm.
Dược Phẩm DPL
Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực logistics dược phẩm tại Việt Nam — kho lạnh GDP chuẩn quốc tế, vận chuyển cold chain toàn trình, phân phối 63 tỉnh thành.
Xem tất cả bài viết